PUEDE EL ADMINISTRADOR DE FINCAS DESTRUIR DOCUMENTACIÓN DE LA COMUNIDAD?
El art. 19.4 de la Ley de Propiedad Horizontal establece que el secretario debe conservar durante 5 años:
convocatorias
comunicaciones
apoderamientos
y demás documentos relevantes de las juntas
Cuando el administrador ejerce también como secretario (art. 13.6 LPH),
esa obligación de custodia le corresponde a él.
La jurisprudencia lo confirma (AP Baleares, Asturias, Zaragoza):
👉 no existe inconveniente en destruir documentación con más de 5 años,
pero no toda la documentación sigue el mismo plazo.
⚠️ MUY IMPORTANTE: NO TODO SE PUEDE DESTRUIR A LOS 5 AÑOS
📌 Debe conservarse sin límite temporal:
Libros de actas
Título constitutivo
Estatutos y reglamento de régimen interior
Documentación judicial o notarial de la comunidad
📌 Documentación con relevancia fiscal:
🧾 mínimo 4 años (plazo de prescripción tributaria – art. 66 LGT).
📌 Si la comunidad actúa como empresario:
📚 documentación mercantil → 6 años (art. 30 Código de Comercio).
📌 Contratos:
⏳ deben conservarse mientras estén vigentes
y mientras no prescriban las acciones derivadas de ellos.
🏛️ ¿QUIÉN DECIDE DESTRUIR LA DOCUMENTACIÓN?
👉 NO es una decisión unilateral del administrador.
La decisión corresponde a la Junta de Propietarios
(art. 14 LPH), al tratarse de una cuestión de interés general.
El administrador propone,
la junta decide.
🔐 ¿Y CÓMO DEBE DESTRUIRSE?
Aquí entra en juego la protección de datos.
📌 Es obligatorio cumplir:
LO 3/2018 de Protección de Datos
RGPD (UE 2016/679)
La destrucción debe garantizar la confidencialidad y seguridad:
uso de destructoras
contenedores de seguridad
protocolos internos claros
Normativa técnica de referencia:
✔️ DIN 66399
✔️ ISO 27001
✔️ UNE 15713
✨ Conclusión Mandataria
Destruir documentación sí es posible,
pero no todo, no siempre y no de cualquier manera.
Buena administración no es solo guardar papeles,
sino saber qué conservar, cuánto tiempo y cómo proteger los datos.
Porque la seguridad jurídica
también se archiva bien
